¿Eres de los que piensan que el día debería tener más horas? ¿Terminas tu jornada laboral con la sensación de no haber realizado las tareas más importantes? Si te identificas con esta situación, necesitas aplicar técnicas de gestión eficaz del tiempo en tu día a día.

En este artículo descubrirás las mejores formas de planificar tu jornada para ser más eficiente y mejorar tu calidad de vida.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

El tiempo es muy valioso, pero limitado. No podemos estirar las horas ni los días. Cuando no tenemos tiempo, no podemos ir a comprarlo en una tienda.

Muchas personas encuentran problemas para organizar su trabajo, tanto las tareas domésticas como la jornada laboral.

Pasar más horas en el trabajo no equivale a ser más productivo ni más eficiente. La falta de organización es uno de los problemas a los que se enfrentan, especialmente, muchos autónomos y freelancers.

Trabajar por tu cuenta es muy gratificante. Pero si llegan encargos que no puedes atender como es debido, las consecuencias se dejan notar. O dejas de lado tu vida familiar, o rechazas proyectos, lo que acaba perjudicando tu prestigio profesional.

La gestión de tiempo es un proceso que te ayuda a planificar y controlar las horas que dedicas a cada actividad. De esta forma, logras mejores resultados con menos esfuerzo y aprendes concentrarte en una sola tarea cada vez.

Con las técnicas adecuadas, puedes ser mucho más eficiente sin sentir que tu energía se agota. Conoces cuánto tiempo inviertes en cada actividad y puedes realizar un seguimiento de los proyectos de mayor duración.

Las nuevas herramientas informáticas te ayudan a organizar mejor tus tareas, a establecer prioridades e, incluso, a gestionar proyectos complejos con tu equipo.

gestión del tiempo y organización del trabajo

No dejes que la falta de tiempo te perjudique.

Técnicas de gestión eficaz del tiempo

¿Te pasas el día atendiendo llamadas y respondiendo correos electrónicos? Si sientes que el estrés se apodera de ti porque no llegas a todo, explora estas técnicas de gestión del tiempo y organización del trabajo.

Existen numerosos métodos para planificar tareas y aprovechar mejor las horas. El objetivo de todos ellos es que descubras cómo:

  • Establecer prioridades
  • Agrupar tareas similares
  • Aprender a delegar y a decir “no”
  • Automatizar tareas con herramientas informáticas
  • Identificar y eliminar distracciones
  • Evitar interrupciones constantes en tu trabajo
  • Planificar tu agenda de forma realista
  • Mejorar tu capacidad de concentración
  • Tomar momentos de descanso para cargar las pilas

A continuación, te explico cuáles son las principales técnicas de gestión del tiempo y planificación de tareas.

La matriz de Eisenhower: cómo priorizar tareas

El general Eisenhower, presidente número 34 de los Estados Unidos, era conocido por su método de trabajo, que le permitía conseguir una gran productividad.

Esta técnica se hizo popular gracias a Stephen Covey, autor del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. En él, el autor explica la técnica para establecer prioridades, conocida como “matriz de Eisenhower”.

La estrategia consiste en dividir las tareas por su urgencia y su importancia. El resultado es un cuadrante similar a este:

Urgente No urgente
Importante Estas tareas tienen prioridad Estas tareas se planifican en el calendario
No importante Estas tareas se pueden delegar Estas tareas se descartan o se archivan

De esta forma tan visual puedes distinguir qué es lo que requiere tu atención inmediata, qué puedes posponer y qué puedes delegar.

Al principio, puede que te cueste un poco de esfuerzo diferenciar entre tareas importantes y urgentes. Pero con un poco de práctica, lo conseguirás.

Enseguida descubrirás que muchas actividades son importantes, pero no son urgentes. Y, sobre todo, aprenderás a eliminar de tu agenda todo lo superfluo, aquello solo te hace perder tiempo.

El método ALPEN, gestión del tiempo y organización del trabajo

El método ALPEN fue creado por el profesor de economía y experto en gestión del tiempo Lothar J. Seiwert. Está orientado a la organización del trabajo diario.

Su nombre está formado por las iniciales, en alemán, de los cinco pasos que te ayudan a estructurar tu jornada y ser más eficaz.

  • Anotar las tareas pendientes (Aufgaben). Crea una lista con todas tus tareas pendientes para el día. No olvides incluir las reuniones, correos urgentes y llamadas.
  • Calcular la duración (Länge schätzen). Haz una estimación aproximada pero realista de la duración de cada tarea. Suma los tiempos y tendrás una primera impresión para valorar si puedes abarcar todo o no.
  • Reservar tiempo para imprevistos (Pufferzeiten einplanen). Los imprevistos existen y aquí está la clave del método ALPEN. Asume que habrá pérdidas de tiempo que no puedes controlar. Según esta técnica, debes reservar un 40% de tu jornada para interrupciones inesperadas o actividades como tomar un café.
  • Establecer prioridades (Entscheidungen treffen). Revisa tu listado de tareas. ¿Puedes resolverlas todas en el 60% de tu jornada? Probablemente no. Este es un buen momento para aplicar la matriz de Eisenhower y decidir qué es urgente e importante.
  • Revisión y seguimiento (Nachkontrolle). Al final del día, comprueba si has logrado todos tus objetivos. Si tus estimaciones no han sido correctas, haz los ajustes que creas necesarios para la planificación del siguiente día.

Este es un método simple pero efectivo, que te permite aprender de la experiencia.

El método Pomodoro, gestión eficaz del tiempo minuto a minuto

El método Pomodoro, creado por el ingeniero informático Francesco Cirillo, quizá es la técnica más famosa para la optimización del tiempo. Este sencillo método es utilizado por estudiantes de todo el mundo. Pero también tiene su aplicación en el trabajo.

Consiste programar un tiempo de 25 minutos para una sola tarea. Las tareas se organizan por orden de importancia o prioridad. Mientras tanto, no harás otra cosa: ni llamadas, ni correos ni charlas. La clave de su éxito está en evitar las distracciones.

Cuando el cronómetro te avisa, haces una pausa de cinco minutos. Cada cuatro periodos de trabajo, debes realizar un descanso de unos veinte minutos.

Estas pausas son esenciales para despejar la mente. Puedes aprovechar para dar un paseo, tomar un café o charlar, pero nada de trabajo. De esta forma, cuando vuelvas a la tarea tu rendimiento será mayor.

Te recomiendo que pruebes distintas técnicas y elijas aquella que mejor te funciona. Tendrás que hacer un pequeño esfuerzo para cambiar algunos hábitos, pero muy pronto notarás los beneficios de conseguir una buena gestión del tiempo.

conseguir una buena gestión del tiempo

El método pomodoro: alternar tareas con tiempo limitado.

7 herramientas útiles para la gestión del tiempo

Las herramientas y aplicaciones son de gran ayuda para organizar las tareas. Actualmente, existen multitud de ellas, tanto para dispositivos móviles como para PC. Aunque algunas son de pago, por lo general tienen una versión gratuita que es más que suficiente para conseguir una buena gestión del tiempo.

Si eres de la vieja escuela y prefieres tomar notas en papel, no hay problema. Tan solo tendrás que hacerte con una buena agenda o dietario donde puedas anotar tus tareas con las fechas y horas asignadas.

También puedes combinar ambos métodos siempre que no implique duplicar el trabajo de planificación.

A continuación, tienes algunas de las herramientas más populares para gestión del tiempo y organización del trabajo.

1. Google Calendar

Google Calendar es una de las numerosas herramientas que Google pone a nuestra disposición. Este calendario es perfecto para programar reuniones online, anotar tus tareas pendientes, planificar tus citas y mucho más.

Su interfaz es muy amigable, por lo que te familiarizarás enseguida con ella. Muy similar a un calendario de papel, esta aplicación tiene la ventaja añadida de su sistema de notificaciones y recordatorios.

Es una herramienta de gestión del tiempo sencilla y funcional que te ayudará a simplificar tu agenda.

2. Toodledo

Toodledo es una aplicación muy práctica para aumentar la productividad en tu jornada laboral. Es un planificador de tareas que te permite hacer listas de tareas, escribir anotaciones, crear esquemas, analizar tus hábitos, etc.

Otra de sus ventajas es que puedes emplearla para compartir o asignar tareas a los miembros de tu equipo o colaboradores. Como tiene versión móvil y de escritorio, puedes consultar tu agenda allí donde te encuentres.

3. Asana

Asana es una herramienta muy conocida para gestión del tiempo y planificación de tareas. Está enfocada a la organización de equipos de trabajo que comparten proyectos, pero se puede utilizar de forma individual.

Desde tu espacio personal puedes crear tableros con tus trabajos pendientes y organizarlos por categorías. Puedes elegir la presentación: como lista, como tablero o como calendario. Además, puedes agregar y compartir archivos.

4. Trello

Trello es una aplicación de gestión de proyectos muy sencilla para planificar tu trabajo y organizar tu tiempo. Su funcionamiento es intuitivo, por lo que te familiarizarás con ella muy rápidamente.

Se basa en tableros y listas con tarjetas que puedes arrastrar y soltar donde quieras. De esta forma tan visual puedes asignar tareas, actualizar tus proyectos y marcar los objetivos alcanzados.

Puedes añadir tus notas personales, publicar comentarios, subir archivos para compartir, y mucho más.

gestion eficaz del tiempo emprendedor

El tiempo corre, tanto en lo personal como en el profesional.

5. Evernote

Evernote te permite apuntar tus ideas y completarlas con imágenes, audio, documentos escaneados, archivos PDF y texto. Es una herramienta todo en uno con la que puedes gestionar avisos, listas de verificación, anotaciones y mucho más.

Gracias a su sincronización con Google Calendar y otros calendarios externos, ni siquiera tendrás que abrir la aplicación para repasar tus tareas pendientes. Con Evernote tendrás memoria de elefante.

6. TimeTree

Esta aplicación te permite compartir tus calendarios con diferentes grupos de personas. Es perfecta para coordinar sin esfuerzo tus equipos de trabajo y tus proyectos.

Está pensada para facilitar la gestión del tiempo y la planificación de tareas. Se convertirá en una gran aliada para evitar el estrés gracias a su opción “Mantener”, que sirve para posponer eventos o actividades no urgentes.

TimeTree se enfoca principalmente en la comunicación. Cada evento cuenta con un chat que agiliza la organización y el intercambio de información.

7. Todoist

Todoist es una aplicación que cuenta con interesantes funcionalidades para la gestión eficaz del tiempo y la organización del trabajo.

Con casi tres lustros de historia, esta herramienta ha ido adaptándose a las necesidades de sus usuarios. Se puede sincronizar con otras aplicaciones como Google Calendar, Dropbox o Google Drive. Puedes añadir fácilmente archivos de imagen, audio y vídeo en la nube estés donde estés.

Otra de sus utilidades es el visualizador de productividad, que te ayuda a ir cerrando todo lo que tengas pendiente. Establece tus objetivos y analiza tu rendimiento semanal o mensual hasta conseguir una buena gestión del tiempo.

Y hasta aquí, mi recopilación de las herramientas de gestión eficaz del tiempo que me parecen más prácticas. Hay muchas más y todas ellas te ayudarán a ser más eficiente y mejorar tu calidad de vida. Solo tienes que encontrar aquella con la que te sientes más cómodo.

Si eres fan del método Pomodoro, puedes aplicarlo de la forma tradicional, con un simple cronómetro. Pero si quieres un plus, te recomiendo que experimentes con las apps basadas en esta técnica.

Conclusión

El tiempo es un bien preciado y escaso en nuestra sociedad. Todos queremos alcanzar nuestras metas laborales, disfrutar de momentos de relax con la familia y tener un hueco para hacer aquello que más nos gusta.

Cumplir con nuestros objetivos diarios nos ayuda a aumentar nuestra productividad a medio y largo plazo. Cuando lo conseguimos, nuestra motivación crece y nos sentimos reforzados.

Por el contrario, ver cómo pasan los días y cómo el trabajo no avanza nos conduce al estrés y al agotamiento. Si sientes que no llegas a todo, te recomiendo que apliques técnicas de gestión del tiempo y planificación de tareas.

Una buena organización del trabajo te ayudará a ser más productivo y a sentirte satisfecho de tus logros.

Tendrás mayor control sobre tu vida y podrás enfocarte en aquello que de verdad importa. La planificación es el primer paso hacia el éxito, ya que te ayuda a tener una visión de conjunto de tus objetivos y a tomar mejores decisiones.

Llegar a una gestión eficaz del tiempo requiere un poco de trabajo para cambiar algunos hábitos. Este esfuerzo, sin duda, merece la pena porque sentirás cómo el estrés desaparece de tu vida dejando paso a una mayor autoconfianza y sensación de bienestar.

Fotos: Pixabay

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